Politique de confidentialité et de protection des données à caractère personnel

La Ville de Genappe traite vos données à caractère personnel (c’est à dire les données qui vous concernent et qui peuvent vous être associées directement ou indirectement) dans le respect de la législation applicable, notamment le règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD »).

La Ville respecte la vie privée et s’engage donc à protéger vos données (personnelles) avec le plus grand soin possible, et à ne les traiter que de manière équitable et légale. Cette déclaration de confidentialité contient des informations essentielles sur la manière dont nous collectons et traitons les données personnelles, à quelles fins et explique vos droits en tant que personne concernée.

Conformément à la législation, vos données sont traitées de manière licite et loyale au regard de la personne concernée. La Ville de Genappe collecte et utilise ces données dans la plus grande transparence.

1. La portée de la présente Politique de confidentialité, le Responsable du Traitement et les sous-traitants, les fondements du traitement, le type de données traitées et les objectifs poursuivis

1.1. Portée de cette Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité est applicable à l’ensemble de vos relations avec les différents services de la Ville de Genappe et lors de l’utilisation du site internet de la Ville (www.genappe.be).

1.2. Responsable de traitement et sous-traitants

Au sens de la législation, la Ville est responsable du traitement de vos données à caractère personnel. L’administration communale de Genappe a son siège social établi Espace 2000,3 à 1470 Genappe et est inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises belges sous le numéro 0207.274.350.

La Ville est susceptible de faire appel à des sous-traitants dans le respect strict de la législation.

1.3. Fondements du traitement

La Ville ne traite vos données personnelles que dans la mesure où :

• Elle y est contrainte :
  • Par une obligation légale ou règlementaire ;
  • Pour assumer une tâche d’intérêt général ou une mission d’intérêt public ;
  • Pour assurer l’exécution d’un contrat ou en phase précontractuelle ;
  • Pour sauvegarder vos intérêts vitaux ;
• Elle y est autorisée par votre consentement recueilli dans les conditions et formes fixées par la législation (dans ce cas, il vous est loisible à tout moment de retirer votre consentement).

1.4. Données à caractère personnel et Données sensibles

Les données à caractère personnel sont « toute information, de quelque nature qu’elle soit et indépendamment de son support, y compris le son et l’image, concernant une personne identifiée ou identifiable ».

Ces données sont, par exemple :

• Des informations relatives à votre identification (nom, prénom, Numéro National, Numéro et copie de carte d’identité, Numéro de Sécurité Sociale, numéro ou copie de passeport, numéro ou copie de permis de conduire, visa, nationalité, date et lieu de naissance, photo d’identification, adresse IP …) ;
• Vos coordonnées de contact (adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone, …) ;
• Votre situation familiale (statut marital, composition de famille, nombre d’enfants, …) ;
• Vos informations financières (votre banque ou caisse d’épargne, Numéros de compte) ;
• Des informations relatives à votre expérience professionnelle (niveau d’étude et formations académiques, expériences et compétences professionnelles, employeurs précédents, informations de Curriculum Vitae, intérêts, loisirs, …) dans le cas où vous sollicitez un emploi auprès de la Ville ;

Eu égard aux missions qui lui sont attribuées, nous sommes amenés dans certains cas à traiter également des données sensibles.

Ces données dites sensibles sont, au sens du RGPD, des données à caractère personnel qui révèlent respectivement l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que les données génétiques, les données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, les données concernant la santé ou les données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle, les données relatives aux condamnations pénales ou aux infractions.

Font également l’objet d’une attention toute particulière les données protégées par le secret professionnel, les données augmentant le risque potentiel relatifs aux droits et libertés de l’individu, les données de communications électroniques, les données de localisation et de géolocalisation, les données relatives à la fiabilité ou au comportement (profilage) et les données relatives aux mineurs d’âge de moins de 16 ans.

1.5. Finalités du traitement des données

Pour assumer l’exercice des missions qui lui incombent ou qui lui sont confiées, la Ville de Genappe est amenée à poursuivre une multitude de finalités.

Vos données personnelles ne sont traitées que dans la mesure nécessaire et proportionnelle à la poursuite de ces finalités.

A titre d’exemples, on peut citer les finalités suivantes : assistance aux citoyens, relations publiques, missions de sécurité publique, administration des étrangers, gestion des subsides, octroi de permis, délivrance de documents d’identité, gestion de contentieux, gestion du personnel, gestion des fournisseurs, …

1.6. Traitements spécifiques

La Ville de Genappe dispose de comptes officiels sur plusieurs plateformes. Ces canaux sont utilisés pour diffuser des informations d’intérêt public et, le cas échéant, pour échanger avec les citoyens.

Dans ce cadre, la Ville traite des données liées à votre utilisation de ces plateformes (par exemple : identifiant de compte, commentaires, messages, réactions, …). Ces traitements sont fondés sur l’exécution de la mission d’intérêt public de la Ville en matière d’information et de communication avec la population.

Ces données ne sont utilisées que pour la gestion de nos comptes officiels, la modération des échanges et l’envoi d’informations d’intérêt communal. Elles ne sont pas intégrées automatiquement à d’autres fichiers de la Ville pour des finalités différentes, sauf information spécifique contraire.

Chaque plateforme applique ses propres conditions d’utilisation et politique de confidentialité, susceptibles d’impliquer des transferts de données en dehors de l’Union européenne. Nous invitons les utilisateurs à en prendre connaissance directement sur les sites ou applications concernés.

Vous pouvez à tout moment exercer vos droits (accès, rectification, limitation, opposition, etc.) à l’égard des traitements dont la commune est responsable, selon les modalités décrites dans la présente déclaration.

1.7. Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

La Ville de Genappe ne stocke ni ne traite ces données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. En particulier, vos données personnelles seront stockées dans nos systèmes aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire pour pouvoir fournir nos services. Dans certains cas, par exemple lorsque nous avons un contrat avec vous ou lorsqu’une obligation légale le requiert, nous pouvons conserver vos données plus longtemps.

Les données personnelles que nous collectons sur la base de votre consentement seront conservées aussi longtemps que votre consentement reste valable.

Certaines périodes de conservation sont déterminées par la loi : les données personnelles doivent alors être conservées conformément à cette période. Les délais de conservation légaux peuvent être consultés dans les listes de sélection des archives disponibles auprès des Archives nationales.

Dans tous les cas, les données à caractère personnel peuvent être conservées pendant une période plus longue s'il existe une raison légale ou réglementaire de le faire, ou pendant une période plus courte si la personne concernée s'oppose au traitement de ses données à caractère personnel et s'il n'existe plus de raison légitime de les conserver.

Nous garantissons de ne donner qu'un accès limité aux données archivées et de supprimer ou de rendre anonyme vos données personnelles si la période de conservation est écoulée. Lors de la création et de la mise à jour des statistiques, qui est une tâche municipale, vos données personnelles sont toujours rendues anonymes.

2. La façon dont la Commune rassemble les données à caractère personnel sur son site internet et les traitements qui y sont relatifs

2.1. Utilisation du site internet www.genappe.be et des cookies

Il n’est pas nécessaire de procéder à un quelconque enregistrement pour visiter le site internet de la Ville. « Genappe.be » utilise des cookies sur son site internet.

Les cookies contiennent des petites quantités d'informations et sont téléchargés sur votre ordinateur ou un autre appareil à l’aide d’un serveur de site Internet. Votre navigateur envoie ensuite ces cookies vers le site à chaque visite afin qu'il puisse vous reconnaître en tant que visiteur unique et se souvenir de certaines informations telles que vos préférences d'utilisateur. Vous pouvez trouver de plus amples informations sur les cookies et leur mode de fonctionnement via l'adresse : www.aboutcookies.org

Chaque fois que vous naviguez sur ce site, des informations peuvent être recueillies par le biais des cookies. En utilisant ce site, vous acceptez l'utilisation des cookies, tels que décrit dans la présente Politique de confidentialité.

2.2. Données à caractère personnel fournies par vos soins

Vous communiquez des données à caractère personnel au moment de remplir un formulaire sur le site internet.

Les données à caractère personnel que vous communiquez sont uniquement traitées pour la finalité décrite dans le formulaire.

Vos données à caractère personnel ne sont conservées que pour un temps limité, excepté en cas d’obligation légale qui exige une durée de rétention particulière des données.

2.3. Les références à d’autres sites internet et médias sociaux

2.3.1. Liens vers réseaux sociaux

Le site internet de la Ville de Genappe comprend des « liens réseaux sociaux » sous forme d’icônes afin de permettre à ses utilisateurs de partager ou de marquer des pages ou contenus du site. Il s’agit de modules de sites de médias sociaux tiers, qui sont aptes à enregistrer des informations sur vos activités sur Internet, y compris sur le site de la Ville lorsque vous utilisez ces liens.

Nous vous invitons à vous renseigner sur les conditions d'utilisation et les politiques de confidentialité respectives de ces sites.

2.3.2. Liens vers des services internet externes

Ce site peut avoir recours à des services internet externes permettant l’affichage de contenus extérieurs au niveau de ses pages. Il peut s'agir par exemple d'images, de vidéos ou bien encore de modules nécessaires à l'administration de sondages. Comme dans le cas des liens de médias sociaux, il nous est impossible d'empêcher ces sites ou domaines externes de recueillir des informations sur l'utilisation de ces contenus intégrés. Vous êtes également invité à vous informer sur les conditions d'utilisation et les politiques de confidentialité respectives de ces sites tiers.

3. Les mesures de sécurité prises pour la protection de vos données à caractère personnel

La Ville s'engage, pour protéger les données à caractère personnel, à mettre en œuvre un maximum de mesures de protection afin notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés.

Tout en prenant des mesures de sécurité nécessaires afin de sécuriser vos données, la Ville ne peut malheureusement pas exclure qu’un incident puisse surgir lors du traitement de vos données au sein de ses services, au moment du transfert de données par courrier postal, e-mail ou communication sur internet.

Cependant, la Ville met en œuvre un maximum de mesures techniques et organisationnelles visant à la protection de vos données.

4. Vos droits en matière de données à caractère personnel

4.1. Vous avez le droit :

• De recevoir des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel (Vous avez le droit d'obtenir de la commune qui traite vos données personnelles la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées) ;
• D’obtenir l’accès aux données à caractère personnel détenues à votre sujet (vous avez le droit d’obtenir l'accès auxdites données, ainsi qu’à d’autres informations supplémentaires, dont notamment, les finalités du traitement et les catégories de données personnelles concernées. Vous avez également le droit d’obtenir une copie des données qui font l’objet d’un traitement.) ;
• De demander que soient corrigées les données à caractère personnel incorrectes, inexactes ou incomplètes ;
• De demander que les données à caractère personnel soient effacées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ou si leur traitement est illicite (vous pouvez être informé, lorsque c’est possible, sur la durée de conservation envisagée ou, lorsque ce n'est pas possible, sur les critères utilisés pour déterminer cette durée) ;
• De vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection ou pour des raisons liées à votre situation particulière ;
• De demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans des cas précis visés par la législation et détaillés par l’Autorité de Protection des Données ;
• De recevoir vos données à caractère personnel dans un format lisible par machine et de les envoyer à un autre responsable du traitement ("portabilité des données").

4.2. La manière d’exercer vos droits :

Afin d’exercer vos droits, vous devez contacter la commune qui est responsable du traitement. Vous devez adresser une demande écrite pour exercer vos droits et vous identifier au préalable.

Vous pouvez adresser votre demande à l’adresse suivante :

• Par courrier : Administration communale de la Ville de Genappe, Espace 2000, 3 à 1470 Genappe ;
• Par e-mail : [email protected] Si vous envoyez votre demande par e-mail, la Ville vous répondra par le même canal. Il conviendra cependant de vous identifier avec certitude au moyen de tous documents utiles (copie de carte d’identité ou documents de séjour, preuve de la titularité de l’adresse e-mail).

Conformément au RGPD, votre demande sera traitée dans les trente jours, à compter du moment où la Ville sera en possession de tous les éléments nécessaires au traitement de votre demande et à votre identité. Si la demande est complexe, la période pourra éventuellement être prolongée de deux mois et vous en serez préalablement informé.

Pour plus d’informations concernant la Politique de confidentialité de la Ville ou si vous avez des plaintes concernant la protection de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter dans un premier temps la Ville de Genappe.

Si vous avez des objections sur la manière dont vos données sont traitées par la Ville, vous avez le droit de vous adresser à l’Autorité de Protection des Données :

www.autoriteprotectiondonnees.be/

Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

[email protected]

4.3. Vous êtes informé d’un incident ou d’une faille de données

Si vous constatez un incident ou une faille de données, la Ville étant responsable du traitement, nous vous demandons d’exprimer vos craintes quant à un incident ou une fuite de données à caractère personnel.

Vous pouvez à cette fin adresser un e-mail à [email protected], par exemple si vous avez reçu un e-mail qui ne vous était pas destiné, si vous pensez que des données ont été perdues ou modifiées ou en cas de faille de données. Il vous est ainsi demandé de communiquer le plus de détails utiles sur la situation pour permettre de traiter votre demande de la manière la plus efficace possible.

5. Les modifications à la Politique de confidentialité

La Ville de Genappe se réserve le droit de mettre à jour, et ainsi de modifier pour l’améliorer, la présente Politique de confidentialité. Cette mise à jour peut être assurée à tout moment et pour toutes raisons utiles. Vous êtes informé sur la dernière date de mise à jour figurant ci-dessous. Les conditions adaptées entrent en vigueur dès la publication de leur modification.

Cette version a été modifiée le 3 juin 2026.